Дебиторская и кредиторская задолженность: что это, в чём разница и почему возникает

Наличие задолженности — нормальная часть работы любой компании, но если их не контролировать, бизнес может столкнуться с проблемами. Чтобы этого избежать, важно отличать дебиторскую задолженность от кредиторской, понимать, почему они возникают и как ими управлять.

Что такое дебиторская задолженность

Для начала ответим на вопросы: кто такой дебитор, почему возникает дебиторская задолженность и каких видов она бывает?

Кто такой дебитор

Это любой контрагент, который временно пользуется средствами вашей компании и должен вернуть их в установленный срок. Такими средствами обычно являются деньги, но также это могут быть товары или услуги.

Чаще всего под понятием «дебиторы» подразумеваются клиенты, которые купили у вас продукцию или заказали услуги с отсрочкой платежа. Обычно такая отсрочка прописывается в договоре поставки. Она может составлять 14, 30, 60, 90, 120, 180 или любое другое количество дней в зависимости от условий договора. При отсрочке платежа поставщик отпускает товар или оказывает услугу сразу, а оплату получает через определённое время.

Кроме покупателей, дебиторами могут быть:

• сотрудники вашей компании, если они не отчитались по суммам, выданным под отчёт;
• государство, когда компания ждёт от него возмещения налогов или зачисления субсидий;
• исполнители и поставщики, если компания оплатила им авансом, но они пока не выполнили работы или не поставили товары;
• заёмщики, если компания давала им деньги в долг.

Итак, дебитор — это любая сторона, которая временно пользуется ресурсами компании и обязана их вернуть.

Почему возникает дебиторская задолженность

Чаще всего она возникает, когда организация или ИП предоставляет кому-либо отсрочку платежа или аванс. Бизнес использует такие методы сотрудничества, чтобы удержать клиентов, партнёров, контрагентов или работников, чтобы наладить с ними долгосрочные отношения и оставаться конкурентоспособным.

Если компания или ИП выступает кредитором для другого бизнеса или физлица, то она также делает это с какими-то целями. Например, бизнес может дать в долг другой компании, чтобы потом заключить крупный контракт. Или дать в долг на срочные нужды собственному сотруднику, чтобы тот оставался в компании как ценный кадр и не искал новое место.

То есть дебиторская задолженность — это следствие не только договорных условий, но и общей финансовой политики предприятия.

Виды дебиторской задолженности

По срокам погашения она может быть долгосрочной, то есть более года, или краткосрочной.

По состоянию она может быть текущей, если дата погашения ещё не наступила, или просроченной, если срок уже наступил, но дебитор задерживает оплату.

По вероятности возврата просроченная задолженность может быть сомнительной, если есть риск, что дебитор не вернёт деньги, и безнадёжной, если уже ясно, что он не расплатится по долгам, например, из-за банкротства.

По типу контрагента она может быть клиентской, партнёрской или государственной. А по форме — денежной или в натуральной форме, если долг отдаётся товарами, услугами или в любой другой форме.

Итак, дебиторская задолженность — это актив компании. Зная, кто и сколько должен вашей компании, можно планировать финансы и снижать риски для бизнеса.

Что такое кредиторская задолженность

Чтобы полностью ответить на вопрос, разберём, кто такой кредитор, почему возникает кредиторская задолженность и каких видов она бывает.

Кто такие кредиторы
Чаще всего так называют кредитные организации, которые предоставляют бизнесу денежные займы: банки или микрофинансовые организации, МФО. 

Но в более широком смысле к кредиторам также относятся следующие категории:

• поставщики и подрядчики, если вы уже получили от них товары или работы, но ещё не заплатили;
• сотрудники, если компания обязана выплатить им зарплаты, премии, отпускные или компенсации, но ещё этого не сделала;
• государство, если у компании есть неуплаченные налоги, взносы, штрафы, пени;
• инвесторы — компании, которые предоставляли вашему бизнесу денежные займы.

Проще говоря, кредиторы — это противоположность дебиторов: не они должны вам, а вы им.

Почему возникает кредиторская задолженность
Она появляется, когда компания получила товары, работы или услуги, но ещё не рассчиталась за них. А также когда бизнес берет деньги в долг или оборудование в лизинг. 

Это может быть связано с разными ситуациями:

• с договорными условиями, когда в контракте прописана отсрочка платежа и срок оплаты ещё не наступил;
• с краткосрочными трудностями, когда компания временно не может вовремя расплатиться с поставщиками, сотрудниками или государством;
• с долгосрочным планированием, когда юрлицо или ИП берёт заём у банка, МФО или инвестора, чтобы открыть новый филиал или запустить новую ветку производства.

Иногда долги являются результатом неправильного планирования и могут даже привести к банкротству.

Виды кредиторской задолженности
Как и дебиторская, по состоянию она может быть текущей, если срок оплаты ещё не наступил, или просроченной, если срок уже прошёл.

По срокам погашения она бывает долгосрочной, то есть более года, или краткосрочной.

По характеру обязательств бывает задолженность перед подрядчиками, собственным персоналом, государством, кредитными организациями, инвесторами.

Итак, кредиторская задолженность — это естественное следствие работы компании. Она возникает либо по условиям договоров, либо из-за того, что обязательства перед другими лицами не выполнены сразу.

Как управлять кредиторской задолженностью

Если не управлять кредитными обязательствами, они могут привести к штрафам, кассовым разрывам, ухудшению репутации фирмы и даже банкротству. 

Для управления кредиторской задолженностью можно делать следующее:
вести учёт всех долгов — фиксировать, кому и в какие сроки нужно заплатить;
планировать поступления и выплаты так, чтобы хватало денег на своевременные расчёты;
расставлять приоритеты, например в первую очередь платить долги по налогам, взносам, зарплатам, а с поставщиками или подрядчиками пробовать договориться об отсрочке или рассрочке;
договариваться с кредиторами о рефинансировании, кредитных каникулах, понижении ставки или переносе сроков уплаты долга.

Также заранее стоит задуматься о мерах предотвращения таких задолженностей. Например, иногда вместо того, чтобы брать кредит на расширение бизнеса, можно повременить с масштабированием и использовать уже имеющиеся ресурсы. Или пересмотреть выбор поставщиков, оставив только тех, у кого более выгодные условия.

Как учитываются дебиторская и кредиторская задолженности

Дебиторская задолженность отражается в бухгалтерском балансе в разделе «Оборотные активы» в строке 1230. Она считается ресурсом, из которого фирма в будущем получит деньги. А кредиторская задолженность — это статья пассивов раздела V баланса в строке 1520. Она отражает краткосрочные обязательства компании, которые должны быть погашены в течение года.

Для дебиторской задолженности используют следующие счета:

• 60 — расчёты с поставщиками и подрядчиками;
• 62 — расчёты с покупателями и заказчиками;
• 68 — расчёты по налогам и сборам;
• 69 — расчёты по социальному страхованию и обеспечению;
• 70 — расчёты с персоналом по оплате труда;
• 71 — расчёты с подотчётными лицами;
• 73 — расчёты с персоналом по прочим операциям;
• 75 — расчёты с учредителями;
• 76 — расчёты с разными дебиторами и кредиторами.

Для кредиторской задолженности используют те же счета, потому что партнёр, контрагент, учредитель, работник или государство может быть для предприятия как дебитором, так и кредитором.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской.

Разница между этими видами задолженности в том, что при дебиторской есть риск не получить деньги и попасть в кассовый разрыв, а при кредиторской есть риск не расплатиться по долгам.