Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – что это, как оформить, виды

Назначение электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой реквизит, который позволяет подтвердить личность подписанта, подлинность самого документа и убедиться, что его содержание не изменялось после оформления. В случае, если в файл внесли несанкционированные изменения, он теряет свою юридическую силу. Электронную подпись используют в разных ситуациях:

• Для подписания договоров: физические лица и представители юридических лиц могут заключать в электронной форме договоры на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ. В том числе договоры факторинга, кредитные договоры, государственные контракты и сделки с недвижимостью.
• Для авторизации в информационных сервисах: в банковских приложениях, на финансовых платформах и в государственных системах, включая Госуслуги, госзакупки и личный кабинет налогоплательщика.
• Для подачи обращений и заявлений: например, при оформлении онлайн-заявки на кредит, регистрации ИП или юридического лица, подаче налоговой декларации, обращении в органы исполнительной власти, суды, образовательные и ресурсоснабжающие организации.
• Для обмена документами: при отправке контрагентам договоров, актов, счетов, накладных и претензий через системы электронного документооборота, а также при передаче отчетности и другой информации.
• Для взаимодействия внутри организаций: в автоматизированных системах управления бизнесом, кадровых и бухгалтерских сервисах.

Квалифицированная электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как собственноручная. При этом использование онлайн-версии помогает сократить расходы на печать, передачу, хранение и учет документов, а также сделать сервисы организаций удобнее для клиентов.

Виды электронных подписей

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП представляет собой набор данных, обычно логин и пароль, который используется для авторизации в электронных сервисах. Такой способ подходит при регистрации в личном кабинете и действует только в нем. 

Для создания аккаунта может потребоваться подтверждение по электронной почте или номеру мобильного телефона, а в некоторых случаях фотография паспорта или другого документа. При получении ПЭП для Госуслуг и ряда банковских, финансовых и почтовых сервисов нужно предварительно подтвердить личность в отделении организации или «Мои документы».

Особенности ПЭП:

• создается быстро и не требует выпуска сертификата или установки дополнительных программ;
• имеет низкую степень защиты;
• не защищает документы от изменений, поэтому используется для подтверждения конкретных действий или обращений.

Документы, подписанные простой электронной подписью, как правило, не имеют юридической силы. При этом контрагенты могут заключить соглашение о порядке использования ПЭП и закрепить за ней юридическую значимость.

Области применения ПЭП:

• действия в личном кабинете на электронных платформах, сайтах интернет-магазинов, форумах и в приложениях;
• подтверждение платежных поручений по СМС;
• регистрация в бонусных системах и программах лояльности;
• подписание документов внутри организаций;
• доступ к сервисам через Единую государственную систему идентификации и аутентификации (Госуслуги).

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

НЭП — это защищенный набор данных для авторизации и работы в определенных информационных системах. Получить такую подпись можно в удостоверяющем центре (УЦ) или через криптографические сервисы. Порядок ее использования, права и полномочия пользователя определяются внутренними регламентами или соглашениями между сторонами. Обычно НЭП применяется в закрытых информационных системах внутри организаций. 

Открытый ключ может храниться на физическом носителе, например на флешке, в приложении или сервисе, связанном с облачным хранилищем закрытых ключей, а также быть доступен онлайн на сайте УЦ.

Особенности НЭП:

• для использования  необходимо выпустить сертификат и установить программу, которая позволяет работать с электронной подписью и обращаться к ключам;
• НЭП обеспечивает высокий уровень защиты и помогает предотвратить незаметное изменение документов после их подписания;
• порядок работы с подписью определяется правилами конкретной информационной системы или соглашением между сторонами. В них устанавливаются условия использования подписи, права и полномочия пользователей.

Области применения НЭП:

• внутренний документооборот в организации;
• взаимодействие с государственными органами в случаях, предусмотренных законодательством;
• обмен документами с постоянными контрагентами, например с самозанятыми. 

Квалифицированная (усиленная) электронная подпись (КЭП)

КЭП — это защищенный набор данных, который используется для подписания документов и работы в информационных системах. Квалифицированную подпись выдают аккредитованные удостоверяющие центры и Федеральная налоговая служба. КЭП можно использовать для подписания документов, взаимодействия с государственными службами, обмена информацией между организациями, участия в торгах и внутреннего документооборота. 

Способ хранения открытого ключа такой же, как для НЭП: его можно хранить на внешнем носителе, использовать через облачный сервис или получить к нему доступ через сайт УЦ.

Способ хранения открытого ключа такой же, как для НЭП: его можно хранить на внешнем носителе, использовать через облачный сервис или получить к нему доступ через сайт УЦ.

Особенности КЭП:

• для использования подписи  необходимо получить сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре, установить специальную программу и использовать хранилище ключей;
• квалифицированная  электронная подпись обеспечивает наилучший уровень защиты и позволяет выявить изменения, внесенные в документ после подписания;
• КЭП имеет такую же юридическую силу, как собственноручная подпись. 

Области применения КЭП:

• внутренний документооборот в организации;
• взаимодействие с государственными органами, службами и сервисами;
• подписание договоров и государственных контрактов;
• обмен документами с контрагентами и банками;
• передача финансовой отчетности и платежных поручений бизнеса;
• обращение в суд;
• участие в торгах;
• работа с системами маркировки;
• размещение сведений о публичной организации. 

Квалифицированная  электронная подпись также понадобится при работе на финансовой платформе ROWI: для заключения договора факторинга, получения финансирования на расчетный счет или подключения рассрочки.

Как работает квалифицированная электронная подпись

КЭП состоит из двух основных элементов:

Закрытый ключ — используется для шифрования информации. Его можно хранить на компьютере, в виртуальном хранилище или на специальном носителе, например токене. Благодаря криптографическим методам изменить зашифрованную информацию незаметно невозможно.

Открытый ключ (сертификат) — нужен для проверки подписи. В сертификате содержатся сведения о владельце квалифицированной подписи, удостоверяющем центре и сроке действия сертификата. Проверить открытый ключ можно на сайте удостоверяющего центра, который выдал сертификат.

Работа с КЭП имеет следующий алгоритм:

• Файл преобразуется в хэш. Специальная программа криптографической защиты информации (СКЗИ) обрабатывает исходный файл и создает его уникальный набор символов, который называется хэшем.
• Хэш шифруется закрытым ключом. Полученное значение шифруется закрытым ключом владельца. Если после этого изменить исходный файл, его хэш тоже изменится, поэтому система сможет определить, что в документ были внесены правки.
• Подпись добавляется к файлу. Зашифрованный хэш вместе со сведениями о подписанте из сертификата добавляется к исходному файлу. Так формируется квалифицированная электронная подпись.

При проверке квалифицированной электронной подписи программа криптографической защиты информации (СКЗИ) заново рассчитывает хэш исходного файла и сравнивает его со значением, зашифрованным при создании подписи. Если значения совпадают, документ не изменялся после подписания, а если различаются, содержимое было изменено и проверка не пройдена.

Надежность такой проверки обеспечивается используемыми криптографическими технологиями. Программы шифрования работают по определенным стандартам и проверяются ФСБ России, что позволяет обеспечить достоверную связь открытого и закрытого ключей, а удостоверяющие центры проходят аккредитацию в Минцифры России и защищают свои сертификаты криптографическими методами. В результате система электронного взаимодействия обеспечивает высокий уровень надежности.

Как получить и работать с квалифицированной электронной подписью

Сертификаты КЭП выдают:

• физическим лицам — аккредитованные удостоверяющие центры;
• руководителям юридических лиц и индивидуальным предпринимателям — Федеральная налоговая служба (ФНС) и аккредитованные удостоверяющие центры;
• кредитным и некоторым финансовым организациям — удостоверяющий центр Центрального банка;
• чиновникам — Федеральное казначейство.

Виртуальную квалифицированную электронную подпись можно оформить через личный кабинет налогоплательщика в сервисах Федеральной налоговой службы.

Для получения квалифицированной электронной подписи от Федеральной налоговой службы на физическом носителе необходимо:

1. Подать заявление в территориальный налоговый орган, который выполняет функции удостоверяющего центра ФНС, или в отделение доверенного лица ФНС, например Сбербанка, ВТБ или Промсвязьбанка.
2. Предоставить необходимые документы: паспорт и СНИЛС для физических лиц; ОГРН и ИНН для юридических лиц; ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей; КПП и номер записи об аккредитации для полномочных представителей иностранных организаций.
3. Предоставить носитель для КЭП: токен, мобильный телефон с приложением «Подпись для бизнеса», «Госключ» или «Моя подпись», либо другой носитель, соответствующий требованиям к защите данных.

Федеральная налоговая служба бесплатно записывает КЭП на носитель для руководителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. При обращении в аккредитованный удостоверяющий центр его услуги оплачиваются отдельно. Такие организации помогают установить и настроить криптографические программы.

Для работы с квалифицированной электронной подписью нужно установить средство криптографической защиты информации (СКЗИ), например «КриптоПро CSP», и специальный плагин для офисных программ, браузера или PDF-ридера. Закрытый ключ можно хранить на токене, в специальном приложении или на другом подходящем носителе.

Сравнение видов электронной подписи